תכנון וניהול פרויקטים אפקטיביים דורשים החלקת משאבים נאותה. טעינת משאבים חשובה משום שהיא מתייחסת לשעות הזמן של כל אדם. אם טעינת המשאבים אינה נעשית כראוי, אנשים עלולים להיות עמוסים יתר על המידה במשימות ולא להיות זמינים להשלמתן. החלקת משאבים היא פרקטיקה נפוצה בתכנון יעיל. עיכוב משימות אינו בהכרח אומר שהפרויקט יהיה ארוך יותר. במקום זאת, עיכובים משמעם יותר כסף. לוחות הזמנים של הפרויקט צריכים לכלול אבני דרך עיקריות שהן חלק מהפרויקט.
שלב התכנון של הפרויקט כרוך בהגדרת העבודה שתבוצע, תקציב הפרויקט ואבני דרך חשובות. השלב הבא כרוך בהגדרת צוותים שישלימו את המשימות שיוטלו עליהם. מנהל הפרויקט מפקח על כל הצדדים כדי לוודא שמשימות יושלמו ביעילות וביעילות. זה כרוך בהגדרת תפקידים ואחריות, זיהוי מה לרכוש, והקמת ישיבת בעיטה-off. ברגע ששלב התכנון יושלם, ניתן יהיה לבצע את הפרויקט.
תכנון פרויקטים הוא אחד הצעדים החשובים ביותר בניהול פרויקטים. זה עוזר לזהות את היקף הפרויקט, לזהות מטרות ולזהות צעדים. פרויקט טוב מתאר את ציר הזמן, העלויות והמשאבים שיידרשו להשלמת הפרויקט. היא גם לוקחת בחשבון את הסיכונים והמלכודות הכרוכים בפרויקט. תוכנית פרוייקט טובה גם מפרטת את אסטרטגיית התקשורת שתשמש לאורך הפרויקט. כאשר שלב זה יצליח, הפרויקט יעמוד במטרתו מהר יותר.
תהליך תכנון הפרויקט יכול להתבצע באופן ידני או באמצעות תוכנת ניהול פרויקטים. תוכנת ניהול פרויקטים עוזרת לשמור את כל המסמכים במקום מרכזי. יש מקום מרכזי לכל פרוייקט מסמכים ודיונים חיוני כדי למנוע אובדן מידע חשוב או החלטות. לדוגמה, באסקמפ מאפשר מעקב אחר שיחות ודיונים. כמנהל פרויקטים, אתה לא צריך לתת לפרויקט ללכת ללא שלב תכנון מקיף. זה חיוני להישאר מאורגן ולתקשר היטב עם הצוות ובעלי העניין שלך.
בעלי העניין של הפרויקט חיוניים להצלחתו. תוכנית טובה מבטיחה שכולם על אותו הדף. הוא מספק חזון ברור של הפרויקט, מטרות מציאותיות וציפיות ברורות. הוא גם מפתח תקשורת יעילה בין צוות הפרויקט לבין כל בעלי העניין. תוכנית פרוייקט תאפשר לך לדבר עם כל בעל עניין יחיד כדי להבטיח שכולם מבינים את מטרות הפרויקט. גישה זו תעזור לך להימנע מפרויקט מלהפוך לבלגן דפוק.
תהליך ניהול הפרויקט כרוך בתיאום בין צוות לצורך עמידה ביעדי הפרויקט במסגרת מערכת מגבלות נתונה. מידע זה מתואר בתיעוד הפרוייקט שנוצר בתחילת תהליך הפיתוח. שלושה אילוצים עיקריים של פרויקט הם זמן, היקף ותקציב. אתגר משני נוסף הוא לייעל את הקלט הנחוץ להשגת מטרות הפרויקט. בנוסף לארבעת האילוצים הללו, תהליך ניהול הפרויקט מחייב הבנה כוללת של התעשייה והיעדים העסקיים.
גישת V2.0 PPM לתכנון פרויקטים וניהול מספקת מסגרת משותפת ומתודולוגיה ברת השוואה לכל סוגי הפרויקטים. הוא גם מתאר את התלות ההדדית בין רכיבי הפרויקט. על ־ ידי כך שמנהלי פרויקטים יכולים לייעל את הפרויקטים שלהם ולחסוך זמן, כסף ואנרגיה. הנחיות V2.0 PPM כוללות גם קווים מנחים ספציפיים לניהול בעלי עניין. בנוסף לגוף ניהול פרויקטים (PMBOK), PMI גם מפרסם מספר פרסומים הקשורים לתכנון וניהול פרויקט
בנוסף לזיהוי אבני דרך קריטיות, PPM יתאר כיצד לשלוט בקידמה של הפרויקט. מטרת ניהול הפרויקט היא לספק סיפור מקיף של פרויקט. תכנית זו צריכה להיות אחרי צוות ובעלי עניין. בתום הפרויקט תוכל התוכנית להגשים את מטרותיה ולעמוד בכל הציפיות. לוח הזמנים של הפרויקט ישמש אז לניטור ושליטה על התקדמות הפרויקט. עם זאת, יש קו דק בין לוח זמנים טוב לפרויקט מוצלח.
ברגע שהפרטים הבסיסיים של הפרויקט נאספים, זה הזמן להתחיל סיעור מוחות את הצעדים כדי להשיג הצלחה. תוכנית הפרויקט תתווה את הצעדים הדרושים להשלמת הפרויקט, לרבות אבני דרך, הגלות, המועד האחרון וחברי הצוות. אם שלב זה אינו מוגדר היטב, תוכנית הפרויקט עלולה להיכשל במטרתה. כדי להימנע מכשל בניהול פרויקטים, חיוני להבין את המטרות והמטרות של הצוות.